想要提高效率，就得懂得分清任務急緩。管理學家科維提出了個實用的時間管理理論，把工作依其重要性和緊急性劃分為四個象限：
1. 緊急+重要：如即將到期的任務、財務危機等，也可以是第二象限“重要+不緊急”的事缺乏有效的規劃而轉變來的任務。–>忙忙忙！
2. 重要+不緊急：如策略計劃、建立人際關係、人員培訓等，提高這象限的實踐能力就能縮小第一象限的範圍、不再瞎忙，而且主動去做還能提高領導能力。–>加分！
3. 緊急+不重要：如電話鈴聲、不速之客、書面報告、部門會議等，表象是第一象限，但實際上是對別人而言重要的事，所以是花自己的時間去滿足別人的需求。–>別人不能分擔的才親力而為！
4. 不緊急+不重要：如上網、閑談、寫博客等，上班時就能免則免。（延伸閱讀：時間“四象限”法）
這概念強調最理想的狀態是：花八成的時間在第二象限，少數時間在第三象限，盡量避免第一和第四象限。
但事實上，大部分的人都在忙第一象限（自己的deadline）和第三象限（滿足別人的需求，或是當爛好人），至於第二象限，這哪裡有時間去想？的確，剛進職場時經驗不足，每天追著deadline跑是常態，被同事操也是常態，但累計了些經驗之後，的確是需要想想怎樣規劃工作和提高效率、不再瞎忙，並不斷提升自己的價值。
這幾年，我幾乎把提高效率當成宗旨，隨時檢討能否簡化、自動化各個工作步驟。習慣以後，腦子就有自動優化的程序，進而成為了我最大的“賣點”。說難聽點，就是“偷懶”，因為懶得重複單一動作，所以就盡量找可以偷懶的方法。說好聽的，就是懂得花比別人少的時間來完成同樣的工作，而且還要做得更好。希望重歸職場時，可以進化到理想中的狀態：花八成的時間做重要且不緊急的事，這該找怎樣的職位才成？