【怡軒純文】20170507。效率

想要提高效率,就得懂得分清任務急緩。管理學家科維提出了個實用的時間管理理論,把工作依其重要性和緊急性劃分為四個象限:

1. 緊急+重要:如即將到期的任務、財務危機等,也可以是第二象限“重要+不緊急”的事缺乏有效的規劃而轉變來的任務。–>忙忙忙!

2. 重要+不緊急:如策略計劃、建立人際關係、人員培訓等,提高這象限的實踐能力就能縮小第一象限的範圍、不再瞎忙,而且主動去做還能提高領導能力。–>加分!

3. 緊急+不重要:如電話鈴聲、不速之客、書面報告、部門會議等,表象是第一象限,但實際上是對別人而言重要的事,所以是花自己的時間去滿足別人的需求。–>別人不能分擔的才親力而為!

4. 不緊急+不重要:如上網、閑談、寫博客等,上班時就能免則免。(延伸閱讀:時間“四象限”法

這概念強調最理想的狀態是:花八成的時間在第二象限,少數時間在第三象限,盡量避免第一和第四象限。

但事實上,大部分的人都在忙第一象限(自己的deadline)和第三象限(滿足別人的需求,或是當爛好人),至於第二象限,這哪裡有時間去想?的確,剛進職場時經驗不足,每天追著deadline跑是常態,被同事操也是常態,但累計了些經驗之後,的確是需要想想怎樣規劃工作和提高效率、不再瞎忙,並不斷提升自己的價值。

這幾年,我幾乎把提高效率當成宗旨,隨時檢討能否簡化、自動化各個工作步驟。習慣以後,腦子就有自動優化的程序,進而成為了我最大的“賣點”。說難聽點,就是“偷懶”,因為懶得重複單一動作,所以就盡量找可以偷懶的方法。說好聽的,就是懂得花比別人少的時間來完成同樣的工作,而且還要做得更好。希望重歸職場時,可以進化到理想中的狀態:花八成的時間做重要且不緊急的事,這該找怎樣的職位才成?

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